So funktioniert das HFW Fahrtenbuch

Anmeldung

Login mit deinem Anwesenheitstool-Konto. Wer eine Fahrt erfassen darf, steht in der HFW-Mannschaftsverwaltung (Führerschein-Klassen B / C / CE / F). Externe Personen können über den manuellen Fahrer- Eintrag erfasst werden.

Fahrt erfassen

1. Fahrzeug / Gerät auswählen aus der gruppierten Liste. Suche nach Name oder Kürzel ist mit dabei.
2. Fahrer wählen - aus der Mannschaft via Such-Box, oder als manueller Eintrag (z.B. fremde Wehr).
3. Kategorie + Zweck. Optional Ziel und Bemerkung.
4. Startzeit und ggf. Endzeit + Endstand setzen. Der Startwert (km / Bh / Min) wird automatisch aus der vorigen Fahrt übernommen - du musst nur das Ende eingeben.
5. Speichern als geschlossene Fahrt oder Offene Fahrt starten (Endzeit + Endstand kommen später).

Offene Fahrt abschließen

In der Liste der offenen Fahrten die Fahrt anklicken. Im Detail unten Endzeit + End-Stand eingeben, ggf. Bemerkung anhängen, abschließen. Plausibilitäts-Check verhindert, dass der End-Stand niedriger als der Start-Stand ist.

Fahrt bearbeiten & nochmal fahren

Tippfehler passieren: In der Fahrten-Liste die betroffene Fahrt öffnen und Bearbeiten wählen - eigene Fahrten darf jeder korrigieren, fremde nur Mitglieder mit entsprechender Rolle. Für wiederkehrende Fahrten (z.B. gleiche Übungsfahrt jede Woche) gibt es in der Fahrt-Detailansicht Gleiche Fahrt nochmal: Das Formular wird mit Fahrzeug, Fahrer, Kategorie und Zweck der alten Fahrt vorbefüllt - nur Zeit und Endstand musst du neu eingeben.

Tanken erfassen

Unter Tanken wird jede Betankung eingetragen: Fahrzeug, Datum, Liter (Pflicht) sowie optional Preis pro Liter, Gesamtkosten, Tankstelle und Zählerstand beim Tanken. Aus diesen Einträgen berechnet das Fahrtenbuch später den Durchschnittsverbrauch und die Kraftstoffkosten im Jahresbericht - je vollständiger die Eingaben, desto aussagekräftiger die Auswertung.

Wartung & Fälligkeiten

Unter Wartung werden Service, §57a-Überprüfung, Reparaturen und sonstige Werkstatt-Termine je Fahrzeug dokumentiert - inklusive Kosten und Werkstatt. Zusätzlich kann eine Fälligkeit hinterlegt werden (nächster Termin als Datum oder Zählerstand). So sieht man auf einen Blick, welches Fahrzeug demnächst zur Überprüfung muss, und die Wartungskosten fließen automatisch in den Jahresbericht ein.

Zähler-Konzept

• Fahrzeuge / Anhänger / Trailer: Kilometer (km)
• Boote: Betriebsstunden (Bh) - Eingabe in 1/100 (1234 = 12.34 Bh)
• Drohne: Flugzeit in Minuten
• Container, Stapler, Roboter: kein Zähler - nur Bewegung dokumentiert

Auswertungen, Verbrauch & Jahresbericht

Im Bereich Auswertungen gibt es aufklappbare Tabellen pro Fahrzeug, Kategorie, Gerät und Fahrer - mit Zeitraum-Filter oben und dem passenden CSV-Export direkt in jeder Tabelle. Die CSVs öffnen sauber in Excel mit Umlauten dank UTF-8 BOM.

Verbrauch je Fahrzeug: Das Fahrtenbuch teilt die getankten Liter durch die gefahrene Strecke bzw. die Betriebsstunden im Zeitraum. Das ist ein Näherungswert - man tankt ja selten exakt am Ende einer Fahrt. Über längere Zeiträume (z.B. ein Quartal oder Jahr) mittelt sich der Wert sauber aus, bei kurzen Zeiträumen kann er abweichen.

Jahresbericht (PDF): Oben auf der Auswertungs-Seite gibt es fertige PDF-Jahresberichte für den ganzen Fuhrpark - je Fahrzeug mit Fahrten, Strecke bzw. Betriebszeit, getankten Litern, Tank- und Wartungskosten, dazu die Fahrten je Kategorie mit Prozent-Anteil. Ideal für den Tätigkeitsbericht am Jahresende.

Führerschein-Anzeige im Fahrer-Picker

Bei der Fahrer-Auswahl zeigen kleine Abzeichen die hinterlegten Führerschein-Klassen (B / C / CE / F) aus der HFW-Mannschaftsverwaltung. So siehst du beim Erfassen sofort, wer das gewählte Fahrzeug überhaupt lenken darf. Fehlt bei einem Mitglied eine Klasse, bitte in der Mannschaftsverwaltung des Anwesenheitstools nachtragen lassen.

App am Handy installieren

Das Fahrtenbuch ist eine Web-App und lässt sich wie eine normale App auf den Home-Bildschirm legen - inklusive Vollbild und eigenem Icon:

• Android (Chrome): Seite öffnen, Menü (drei Punkte rechts oben) → App installieren bzw. "Zum Startbildschirm hinzufügen" antippen.
• iPhone / iPad (Safari): Seite öffnen, unten das Teilen-Symbol antippen → Zum Home-Bildschirm wählen.

Danach startet das Fahrtenbuch direkt per Icon - Login bleibt gespeichert.

Rollen

• Erfasser (alle eingeloggten Mitglieder mit FS-Klasse) - dürfen Fahrten anlegen + eigene Fahrten korrigieren.
• Rolle FAHRZEUGE - alle Fahrzeug-Stammdaten und -Fahrten verwalten + alle Fahrten korrigieren.
• Rolle BOOTE - dasselbe für Boote / Trailer.
• Rolle AUSWERTUNG - darf Auswertungen + CSV-Export.
• Rolle ADMIN / Master - alles, plus Rollen-Mapping und Stammdaten-Verwaltung.

Master-Admins können App-Rollen über den Adminbereich Rollen-Mapping vergeben.